BVN ETİK İLKELER PROSEDÜRÜ
GİRİŞ
Etik İlkeler; BVN çalışanlarının, görevlerini yerine getirirken uymaları gereken ilkeleri ve çalışma düzenine ilişkin düzenlemeleri içermektedir. Bu ilkelerin amacı çalışanlar, müşteriler ve şirket arasında doğabilecek her türlü anlaşmazlık ve çıkar çatışmasını engellemektir.
Bu kurallara aykırı tutum ve davranışlar disiplin yönetmeliği gereğince değerlendirilecek olup, çalışanlarımızdan beklentimiz, bu kuralların kapsamadığı durum ve şartlarda sağduyu ve iyi niyet kurallarına göre hareket etmeleridir.
İş ahlakı ilkeleri doğrultusunda çalışanlarımız;
· Tüm iş ilişkilerinde haysiyetli, şerefli ve dürüst davranmalıdır.
· Sorumluluklarını yerine getirirken, BVN’nin saygınlığını zedeleyecek her türlü kişisel davranış ve tutumdan kaçınmalıdır.
· Görevleri ile ilgili konularda, ilgili yasa, yönetmelik ve düzenlemeleri detaylı olarak bilmeli ve bunlara bağlı kalmalıdır.
· Dışarıya açık olmayan bilgileri, bilmesi gereken kişiler dışında üçüncü şahıslara hiçbir şekilde açıklamamalıdır.
· Çalışma şartlarının düzenlenmesi, iş disiplininin korunması ile ilgili olarak çıkarılacak emir, yönetmelik, prosedür ve talimatları günü gününe takip edip, incelemeli ve bunlara uygundavranmalıdır.
· Bilinen veya şüphelenilen kural ihlallerini, herhangi kişisel bir önlem almadan önce yöneticisi veya İnsan Kaynakları Bölümünün dikkatine sunmalıdır.
· Her zaman iş ortamına uygun, sade ve şık olmalı, şirketin ciddiyeti ile bağdaşmayacak spor veya abiye ile toplumsal görüşü ifade eden giysiler giymekten mutlak suretle kaçınmalıdır.
· BVN’de genel ahlak ile toplumda kabul görmüş ahlaki davranışlara aykırı davranmamalıdır.
· Yaptığı işlemlerde, yasalarla düzenlenmiş olsun veya olmasın çevre korunmasına özen göstermelidir.
· Maliyeti ne olursa olsun ürün güvenliğini; iç ve dış müşterilerin memnuniyetini her zaman ön planda tutmalıdır.
Çalışanların bu ilkelerle düzenlenmiş olan kurallara uygun davranmasından departman müdürleri veya birim yöneticileri 1. derecede sorumludur.
BÖLÜM I.
ÇIKAR ÇATIŞMALARI
ANA İLKE
Çalışanlarımız BVN’deki görev ve yetkilerini hiçbir şekilde kişisel ve özel çıkar sağlamak üzere kendilerinin, ailelerinin veya 3. şahısların yararına kullanamazlar.
1) ÖDEME/ HEDİYE KABUL YASAĞI
Çalışanlarımız, BVN ile iş yapan 3. şahıslardan hiçbir şekilde kişisel bir ödeme veya hediye talep veya kabul edemezler ve bu anlamı doğuran davranışlarda bulunamazlar.
2) MÜŞTERİLERE VERİLECEK HEDİYELER
Çalışanlarımız, her ne kadar kayıp olursa olsun müşteri olabilecek her türlü kişi ve kuruluşa hiçbir biçimde rüşvet, komisyon veya benzeri ödemede bulunamazlar, bu tür ödemeleri yapabileceğini hissettikleri aracılarla çalışamazlar.
Müşterilere verilecek hediyelerin taraflar arasında bir çıkar çatışması yaratmayacağından emin olunmalıdır. Bu doğrultuda verilecek hediyeler için aşağıdaki kurallar belirlenmiştir.
· Yılsonlarında veya özel günlerde BVN tarafından belirlenen ilkeler doğrultusunda müşterilere hediye verilebilir.
· Hiçbir şekilde ve miktarda parasal ödeme yapılamaz.
· Verilen hediyelerin BVN’nin içinde yer aldığı herhangi bir iş veya anlaşmayla ilgili karşı tarafı etkilemek amacını taşımaması gerekmektedir.
3) KURUMSAL ÖDEMELER, KİŞİSEL İÇERİKLİ BAĞIŞLAR VE SİYASİ KURUMLARLA İLİŞKİLER
BVN’nin faaliyetlerinin devamı ile ilgili veya BVN yararına olabilecek herhangi bir kararın etkilenmesi amacıyla hiçbir şekilde hiçbir devlet yetkilisine, siyasi parti adaylarına kurumsal ve kişisel bir ödeme, yardım veya bağışta bulunulamaz, hediye verilemez. BVN’yi temsil anlamına gelecek şekilde siyasi toplantı ve gösterilere katılanamaz.
4) EK İŞ
Çalışanlarımız kendilerine ücret ödenmesini gerektirecek eğitim, danışmanlık veya benzeri bir pozisyon söz konusu olduğunda mutlaka İnsan Kaynakları Bölümünün yazılı onayını almalıdırlar.
Ancak çalışanlarımız şirketteki görev ve sorumluluklarını aksatmayacak şekilde gönüllü (kanuni yollarla kurulmuş yardım kuruluşları, dernekler veya sivil toplum örgütleri vb.) faaliyetlerde bulunabilirler.
5) MÜŞTERİLERLE VEKALET ANLAŞMALARI
Çalışanlar doğrudan veya dolaylı olarak müşterilerden (eğer yakın akrabalar veya aile üyelerinden biri değilse) hiçbir şekilde miras veya vasiyet kabul edemezler. Portföy yönetimi işlemleri dışında, müşteriyi kanunen temsile yetkili vasilik görevini üstlenemez ve müşteriye vekâlet edemezler, müşterinin hesapları üzerinde kendilerini yetkili konuma getirecek bir vekâlet üstlenemezler.
6) KİŞİSEL YATIRIMLAR
Çalışanlarımız kişisel yatırımlarını yönlendirirken, BVN’deki görev ve sorumlulukları ile olası herhangi bir çıkar çatışması yaratacak firmaların hisse senetleri veya diğer yatırım araçları ile kişisel yatırım yapamazlar. Ayrıca, yasal olsun veya olmasın, gerek satışlarımızdan, gerekse diğer ticari işlemlerimizden ahlaki olmayan çıkarlar elde etmeye hiçbir biçimde yanaşamazlar
BÖLÜM II.
BİLGİ AKIŞINI DÜZENLEYİCİ KURALLAR
ANA İLKE:
BVN’ye ait her türlü bilgiler gizlilik esasına haiz olup, bu bilgilerin 3. şahıslara aktarılması ve ticaretinin yapılması yasaktır.
1) BVN’YE AİT BİLGİLER
BVN’ye ait özel ticari sırlar, mali bilgiler, müşteri-çalışan bilgileri ve çalışılan süre içinde derlenen tüm bilgiler, materyaller, programlar ve dokümanlar, bilgisayar ve telekomünikasyon sistemleri, donanım-yazılım ve tüm diğer düzenleme ve uygulamalar ile çalışanların BVN’deki çalışma süreleri içerisinde yapmış oldukları tüm işler, anlaşmalar ve geliştirdikleri ürünler gizlidir ve şirketin mülkiyeti altındadır. Bu tür doküman, bilgi veya araçların izin verilen ve BVN’deki görevin gerektirdiği durumlar haricinde, kişisel ve özel çıkarlar için veya üçüncü şahıslar, kurum ve kuruluşlar yararına, BVN’de çalışılan süre içinde veya daha sonrasında kullanılması kesinlikle yasaktır. Buluşların patent hakkı şirkete aittir.
2) BİLGİ TİCARETİ YASAĞI
BVN’ye, müşterilerine veya işlemlerine ait her türlü gizli bilgiye sahip olan çalışanlarımızın bu bilgileri hisse senedi vb. mali araçların alım satımında kullanarak kişisel çıkar sağlamaları veya bu bilgileri uygunsuz yollarla 3. şahıslara aktarmaları mutlak suretle yasaklanmıştır. Bu kural çalışanlarımızın görev süresince edindikleri tüm bilgiler için geçerli olacaktır.
3) BİLGİ SİSTEMLERİ
Hangi amaçla (kişisel veya işle ilgili) olursa olsun BVN’de geliştirilen veya dışarıdan satın alınan hiçbir yazılım yetkisiz ve izinsiz olarak kullanılamaz ve kopyalanamaz.
4) ELEKTRONİK VEYA DİĞER BİLGİLERİN GİZLİLİĞİ
Çalışanlarımızın kişisel ve özel niteliği olan bilgileri hazırlamak, saklamak veya göndermek için BVN’nin ekipman, sistem veya e-mail sistemini kullanmamaları esastır. Ancak, kullanılması durumunda kişisel bilgilerinin gizliliğinden feragat etmiş sayılacaklar ve BVN’nin denetim ve güvenliğinden sorumlu çalışanlar, bu tür bilgileri inceleme hakkına sahip olacaklardır.
5) MALİ BİLGİLER
BVN’nin tüm kayıtları gerçeği tam ve doğru biçimde yansıtacak şekilde genel kabul görmüş muhasebe prensiplerine uygun olarak yapılır. Tüm işlemler, kontroller, borçlar ve alacaklar, kazançlar ve harcamalar mutlaka gerektiği şekilde kaydedilmeli ve raporlanmalıdır. Gizli ve kayıt dışı hiçbir anlaşma ve kontrat yapılamaz. Kazanç veya mal elde edilemez. Herhangi bir işlem veya hesapla ilgili hiçbir şekilde yanlış, fiktif veya yanıltıcı kayıt tutulamaz.
6) RAPORLAMALAR
BVN’nin mali durumu, operasyonların kanuna uygunluğu v.b. konularda düzenli olarak kanunen yapılması zorunlu olan tüm raporların doğru ve eksiksiz hazırlanması esastır. Yetkili makamlardan veya denetimcilerden bu tür bilgilerin saklanması, bilgilerde tahrifat veya değişiklik yapılması kesinlikle yasaktır.
7) MEDYA ARAŞTIRMALARI VE RÖPORTAJ TALEPLERİ
Medyada (gazete, dergi, radyo, televizyon v.s.) kullanılacak her türlü röportaj veya açıklama talepleri mutlaka Kurumsal İletişim Bölümü tarafından koordine edilip cevaplandırılacaktır. Çalışanlar, Yürütme Kurulunun izni olmadan şirketle ilgili konularda, yazılı, sözlü, görsel basına hiçbir açıklama yapamaz. Kongre, konferans, seminer gibi başkaları tarafından tertip edilen toplantılarda konuşulması, tebliğ sunulması veya panelist olunması için, İnsan Kaynakları Bölümünün yazılı onayı gerekir. Keza onaysız olarak kurumdaki unvanlar kullanılarak, makale, yazı, resim hazırlanamaz.
BÖLÜM III.
MÜŞTERİLERLE İLİŞKİLER
ANA İLKE:
Çalışanlar BVN’nin faaliyet alanına giren konularda müşteriler adına hareket edemez. Onları temsil ile onlar adına BVN’nin zararına olabilecek işlem yapamazlar.
1) İLETİŞİM
Müşterilerimizle veya diğer kurumlarla kurulan iletişimde verilen bilgilerin yanlış, yanıltıcı ve abartılı olmasından mutlak surette kaçınılmalıdır.
2) FİYATLAMA
BVN’nin sunduğu tüm ürün ve hizmetlerin fiyatlandırılmasında çalışanlarımız BVN içi düzenlemelere ve bu konuyla ilgili yasal zorunluluklara uymakla yükümlüdürler.
3) MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİ
Müşterilerimizin BVN ürün ve hizmetleri ile ilgili her türlü şikâyetleri hızlı ve doğru bir şekilde gereken yerlere yönlendirilmelidir. BVN’nin saygınlığını etkileyebilecek derecede ciddi ve olağan dışı her türlü şikâyet gecikmeksizin ilgili birim yöneticilerine iletilmelidir.
4) GAYRİ HUKUKİ MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ
Müşterilerimize kanunlara uymayan herhangi bir işlem gerçekleştirmelerinde yardımcı olmak kesinlikle yasaktır.
5) MÜŞTERİLERLE İLGİLİ YASAL SORUŞTURMALAR
Yetkili makamlar tarafından, müşterilerimize yönelik olarak istenilen bilgiler ancak ilgili Birimin onayı dâhilinde verilebilir.
6) REKABET YASALARINA AYKIRI İŞLEMLER
Çalışanlarımız, rakip şirketler ile anlaşarak ortak fiyat belirleme, pazar paylarının bölüşümü, üretimlerinin sınırlandırılması ve diğer konularda tekel oluşabilecek konulara ilişkin anlaşmalar içinde yer alamaz.
7) HUKUKİ KONULAR
Yapılan her işlemde neye mal olursa olsun, ürün emniyetine dair kanunlar, ticaret kanunları, vergi kanunları ve diğer her türlü ülke kanunları ile uyum içinde olmak zorunludur.
Çalışanlarımız, alternatif kazancı ne olursa olsun, yasalarca güvence altına alınmış bulunan lisans, fikir ve düşünce haklarına saygılı davranmalıdır.
Çalışanlarımızın, hangi sebeple olursa olsun (tanık olarak dinlenmek üzere veya suçlanan taraf olarak), herhangi bir kanuni veya resmi soruşturmaya dâhil olmaları, tutuklanmaları, sorgulamaya alınmaları veya mahkûm edilmeleri halinde derhal yöneticilerini ve Personel Yönetimi Bölümünü yazılı olarak bilgilendirmeleri gerekmektedir.
Çalışanlarımız, eğer kanunen zorunlu kılınmamışsa BVN’nin saygınlığını, devamlılığını ve yürütülen işleri etkileyecek konularda tanıklık edemez, 3. şahısların isteği üzerine hazırlanmış savunmaları imzalayamaz.
BÖLÜM IV
İNSAN KAYNAKLARI
ANA İLKE:
Çalışma hayatını düzenleyen mevzuat hükümlerinin uygulanması ve çalışanların BVN’ye en yüksek verimle bağlılıklarının karşılıklı iyi niyet ilkeleri çerçevesi içinde geliştirilmesidir. Bu çerçevede, BVN çalışanları ile ilgili tüm politika ve uygulamalar (fırsat eşitliği, performans değerlendirme, ücret ve yan ödeme uygulamaları ve istihdam ile ilgili tüm diğer konular) İnsan Kaynakları Birimi tarafından yasal düzenlemelere uygun olarak geliştirilir ve ilişkilerde çalışma hayatını düzenleyen mevzuat hükümleri aksi belirtilmedikçe uygulanır.
Çalışanların, Etik İlkeler, üst amirlerinin talimatları, işletmecilik genel davranış ve teamülleri ile yasalara aykırı davranışta bulunmaları halinde disiplin yönetmeliği hükümleri uygulanır.
BÖLÜM V
ÇALIŞANLAR
ANA İLKE:
BVN, OECD tarafından yayınlanan çokuluslu Şirketler için Rehber’inde yer alan ilkeleri destekler ve Uluslararası Çalışma Örgütü’nün (ILO) toplu sözleşme ve örgütlenme özgürlüğü, zorla çalıştırma ve çocuk işçi çalıştırma yasağı ile ayırımcılığa ilişkin beyanlarına uyar.
1. BVN insan haklarına, insanların bireysel farklılıklarına ve kişisel özelliklerine saygı duyar ve Birleşmiş Milletler İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi’ni destekler. ILO prensiplerine aykırılık teşkil eden çocuk işgücünün kullanımını reddeder ve çocukları ILO prensiplerine aykırı şekilde iş gücü olarak kullanan
hiçbir tedarikçi ya da taşeronla çalışmaz.
2. BVN ırk, etnik köken, din, bedensel veya cinsel özellik, cinsel tercih ya da kanunen yasak başka bir faktöre dayalı her türlü sözlü ve fiziksel tacizden arındırılmış güvenli, sağlıklı ve iş koşullarına uygun bir çalışma ortamının yaratılmasına büyük önem vermektedir.
3. Tüm çalışanlara ve iş başvurusunda bulunanlara, BVN ile girdikleri ilişkilerde, ırk, din, cinsiyet, cinsel tercih, yaş, ulus, köken ya da medeni hallerine, hamilelik, sakatlık veya malullük durumlarına bakmaksızın dürüst ve adil bir şekilde davranır ve herkese eşit fırsat sunar.
4. Gerekli sınav ve mülakatları başarıyla tamamlayamayan kişilere işe alımda hiçbir şekilde ayrımcılık/kayırmacılık yapılamaz.
5. Ayrıca, yaş, dil, ırk, sağlık durumu, cinsiyet ve medeni durum konularında ortaya çıkabilecek tacize varan davranışlar, sözle, fiziksel temasla veya davranışlarla yapılan cinsel taciz fiillerinden kaynaklanan davranışlar Disiplin Kurulu tarafından değerlendirilir.
6. Çalışanlara psikolojik şiddet, baskı, kuşatma, taciz yoluyla rahatsızlık vererek yıldırmak olarak tanımlanana “Mobbing” uygulamalarını engelleyecek, çalışanlarımızı bu muameleden koruyacak önlemler geliştirilir ve çalışanlarımızın kişiliğinin korunmasına özel önem verilir ve kimden gelirse gelsin, her türlü psikolojik baskı ve tacizle kişilik değerlerinin ihlal edilmesine, duygusal saldırılarla yıpratılmalarına ve yıldırmalara maruz kalmalarına izin verilmez.
7. Çalışanlar, sosyal hayatlarını zenginleştirecek, iş dışı sosyal faaliyetlerini desteklenir.
8. Faaliyette bulunduğumuz bölgelerde ya da ülkelerde insan haklarının risk altında olması durumunda devlet yetkilileriyle temas kurulur.
9. Doğal afet gibi olağanüstü̈ durumlarda çalışanlar ve aileleriyle dayanışmayı esas kabul ederiz.
10. Çalışanlar, BVN’ i ilgilendirmeyen ve politikalarına aykırı olmayan konularda konuşmalar yapabilir, profesyonel yazılar yazılabilir. Konu BVN ile ilişkilendirilmese dahi kişi bir çalışan olarak her zaman şirketin itibarına zarar getirebilecek davranıştan kaçınmalıdır. Bu aktivitelerde BVN adının kullanılabilmesi için Yönetim Kurulu Başkanı’ ndan yazılı onay alınması gerekir.
11. Çalışanların, örgütlenme ve toplu pazarlık haklarına saygı duyulur.
12. Çalışanlar, BVN adına maddi olanakları için dahi olsa politik faaliyetlere maddi ve manevi yardımda bulunamaz. Görev süresi içinde herhangi bir politik partide aktif olarak faaliyet gösteremez.
13. Yöneticiler çalışanlarından, politik bir iş yapmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemez.
14. Çalışanlar, BVN dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım edebilir, bağış yapabilir, yardım derneklerinde görev alabilir.
15. Her iş için uygun sayıda çalışanın istihdamına özen gösterir, mesai saatlerinin bilincinde olarak hareket edilmesine dikkat eder. Her çalışanın yıllık izin kullanımının öneminin bilincinde olarak izin kullanımının düzenli olarak gerçekleşmesini sağlar.
16. Çalışanların mevzuat dolayısıyla oluşabilecek haklarının zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirilmesine özen gösterir.
17. Çalışanların karar alma sürecine katılımını sağlar.
18. Çalışanların birbirleriyle karşılıklı güven, saygı ve nezaket kuralları çerçevesinde iletişim ve işbirliği yapmaları beklenir.
19. Çalışanların, Şirkete ait çalışma alanlarında, şirket işlerini yaparken, şirkete ait araç ve ekipmanların kullanımı sırasında, yasadışı ilaç, alkol, uyuşturucu vb. insan sağlığına zararlı maddeleri kullanması ve/veya etkisi altında olması yasaktır.
20. İşyeri ve çalışma saatleri içinde kumar, bahis ve şans oyunu oynanması kesinlikle yasaktır. İşyeri ve Çalışma saatleri dışında da bağımlılık düzeyinde bu tür alışkanlıkları olan bireylerle çalışılmaz.
21. Şirket çalışanlarına ait kişisel bilgilere ve özel yaşama müdahale etmez. Personele ait bilgiler sadece gereksinim durumunda belirlenen yetkiler dahilinde yetkili kişilerce Şirketin amaçları doğrultusunda kullanılır.
22. Çalışanlar; Şirket İnsan Kaynakları Bölümü tarafından kendilerinden talep edilen bilgileri doğru beyan etmek ve gerektiğinde güncellemekle ayrıca, şirketteki görevleri ya da görevlerinin dışında başka bir nedenle haklarında Cumhuriyet Savcılıkları tarafından başlatılan soruşturmaları ve/veya kendilerine karşı açılan cezai davaları varsa bağlı oldukları yöneticilerine ve Şirket İnsan Kaynakları Yöneticisi’ ne bildirmekle yükümlüdürler.
BÖLÜM VI
SON HÜKÜMLER
ANA İLKE:
Tüm insan kaynakları uygulamalarına ilişkin detaylı bilgiler ilgili yönetmeliklerde ve prosedürlerde açıklanmıştır. Bu yönetmeliklerin okunması çalışanlarımızın sorumluluğundadır.
YETKİ DEVRİ
Yönetim sorumluluğu taşıyan çalışanlarımız, işlerin devredildiği kişilerin işin tatmin edici şekilde yapılması için gereken yetenek ve deneyime sahip olduklarından emin olarak iş paylaşımı ve yetki devri yapmak zorundadır.
Çalışanlarımızın bu kural ve standartlara aykırı davranışları ilgili yerlere bildirmemeleri de başlı başına bir kural ihlali sayılacak ve bu durum, tespiti halinde disiplin cezalarına konu olacaktır.
Etik İlkeler’de yer alan kuralları değiştirmeye İcra Kurulu yetkilidir.
